La crisis del coronavirus lleva dentro de las organizaciones a crear una nueva agenda, la cual incluye agregar actividades de cobertura a la situación de la pandemia. Sin embargo, al mismo tiempo,  obliga a eliminar algunos eventos programados o a reagendarlos en caso de ser posible; en cualquier caso se tiene una nueva agenda que no se parece nada a lo que se visualizaba antes de que se presentara la crisis y es necesaria su comunicación.

Es necesario entonces establecer comunicación sustancial y de manera bidireccional con los equipos de trabajo y con los stakeholders (partes interesadas) a las que les involucre la respuesta de la Organización ante la crisis, de tal manera que se sientan escuchados y atendidos. Es importante que no se considere únicamente la emisión del mensaje, sino también el feedback ante el mismo.

La comunicación interna debe ser frecuente manteniendo a los colaboradores actualizados sobre la evolución de la crisis, ofreciendo contención emocional, haciendo uso de las plataformas off y online de comunicación establecidas en la Organización. 

Ahora bien, ¿cuáles son los mejores medios de comunicación? aquellos que la organización tiene establecidos de acuerdo con la información que desea comunicar.

Se pueden clasificar en tres grandes grupos escritos, orales o tecnológicos.

• Los canales escritos son los más tradicionales: realización de encuestas anónimas entre los trabajadores, el buzón de sugerencias o los comunicados tipo “normativas internas”
• Los canales orales, como las reuniones, ya sean personales o grupales. Se caracterizan por mantener un contacto físico, visual y/o auditivo entre los diferentes interlocutores.
• Los canales tecnológicos, abren nuevas posibilidades a la comunicación interna. Este tipo de canales es seguramente el grupo más amplio, incluyendo: la intranet, el blog interno, el email, el chat interno, las videollamadas, las redes sociales corporativas, etc.

Medios y Canales para la Comunicación Interna Corporativa

En todo caso es necesario determinar un Plan de Comunicación Interna eficaz, para lo cual y de acuerdo con la EAE business school, se sugiere:

1. Hacer un análisis de la situación: Para ello se valoran aspectos como los canales disponibles, el tipo de comunicación imperante o la calidad de la misma, entre otros.
2. Fijar objetivos y metas: De ese primer análisis se desprenderán los objetivos: qué necesita nuestra empresa, dónde está fallando, cómo hacer para mejorar la comunicación entre sus miembros.
3. Identificar audiencias y canales de comunicación: Definir las audiencias (trabajadores, colaboradores, departamentos, etc.) y optimizar los canales existentes o elaborar unos nuevos. El objetivo es la satisfacción de las audiencias.
4. Papel de la Dirección: La gerencia debe implicarse durante todo el proceso. Son ellos los que van a movilizar al resto de la organización en el momento de implementar un plan de comunicación interna.
5. Determinar plazos y responsables: Como cualquier plan, la comunicación interna necesita un responsable directo y otros que le acompañen. Es necesario fijar unos plazos para la ejecución de las labores.
6. Seguimiento y medición: Cuando el plan esté en marcha, sus responsables deben implementar estrategias de seguimiento, monitorización y medición permanente. Por ejemplo, pueden probar si un determinado canal está siendo efectivo o cómo puede ser mejorado. Los procesos de comunicación interna no se detienen; evolucionan y se adaptan.

¡Atrévete a ser mejor!

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Fuentes: https://www.ue.edu.mx/, https://www.eae.es/